Yearbook Lycée Sans frontière Pessac, les étudiants s’occupent de tout

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Romain, tu as porté le projet yearbook 2014 du Lycée Sans Frontière de Pessac. Quelles sont, selon ton vécu, les étapes majeures d’un projet yearbook ? 

Selon moi, la partie la plus difficile est celle du financement. Mais afin de répondre intégralement à la question, voici comment je vois les choses.

1 – Définir les grandes lignes du projet
A quoi cela va pouvoir ressembler, comment va-t-on le faire, de quoi a-t-on besoin, comment trouver le bon imprimeur, etc. Pour cela, Fusion Yearbooks s’est révélé pratique : en plus de l’impression, ils proposent un vrai suivi par des professionnels et un logiciel en ligne très riche.
Mon conseil serait de ne pas s’entourer de trop de personnes pour piloter le projet. A mon avis, une personne c’est insuffisant et au delà de quatre, cela peut être trop. J’ai eu la chance d’avoir mon ami Robin Lafosse comme partenaire pour ce projet avec le soutien de M. Duprat et Mme Luguet.

2 – Structurer le contenu
Cette étape est survenue avant celle du budget. Mon ami Robin et moi avons préparé un sommaire détaillé, que nous avons soumis à notre CPE, M.Duprat.
Mon conseil : il est important de créer des pages inédites qui donneront envie aux élèves de l’acheter comme « la vie cachée des profs » ou « nos profs bébés ».

3 – Monter un budget et trouver des financements 
Cette partie est la plus difficile. Il faut s’armer de patience et avoir un mental d’acier face à tous les refus que vous allez essuyer. Si nous avions besoin de financements, c’était pour baisser le prix d’achat du yearbook pour les élèves. Au final, nous avons pu le réduire de 50% grâce au démarchage dans les commerces en faisant du porte à porte sur 3 semaines.
> Sponsoring
Pour cela je conseille de préparer un courrier expliquant ce qu’est le yearbook et de proposer un espace publicitaire à la fin de l’ouvrage. Il est important de proposer des tailles différentes pour les espaces pub : 1/8 de page, ¼ de page, ½ page et une page entière, à des tarifs différents. Sur le courrier il faut mettre des prix plus importants que ceux espérés et ensuite négocier avec le commerçant. Par cette technique, le commerçant pense faire une affaire et avoir l’avantage.
> Mécénat 
Dans un deuxième temps mon amie Clara Echarri a fait un courrier de mécénat. Celui-ci a été envoyé à tous les parents du lycée. Il rappelait que chaque don fait à notre association, le BDLSF (équivalent d’un BDE), était déductible d’impôt. Par cette méthode nous avons obtenu 150 euros supplémentaires, dont 100 euros d’un professeur.

4 – Récolter le contenu
Depuis le jour où nous avons voulu entrependre ce projet, Robin Lafosse et moi-même étions suspendus à nos smartphones afin de prendre des photos en permanence, n’importe quand, mais aussi dans tous les ateliers… Puis l’adjointe en vie scolaire, Mme Luguet, a gentiment pris plein de photos à chaque évènement !

5 – Le mettre en page
Une fois que toutes les photos étaient en ma possession, tous mes temps libres étaient devant l’ordinateur, que ce soit pendant les poses repas, le soir jusqu’à 23h ou le matin de 6h à 7h avant d’aller au lycée. Mon conseil est de faire quelque chose où le texte est réduit au minimum, et faire place à un maximum de photos !!

6 – La validation du yearbook
Après avoir passé quelques nuits blanches (bien sûr j’exagère) pour la mise en page de plus de 100 pages, j’ai transféré la validation à notre CPE et à son adjointe, ainsi qu’au directeur du lycée et à mon ami Robin. Ils ont su me dire les choses à corriger, à enlever ou à ajouter. Il est important de le faire relire le yearbook par quelqu’un d’autre, car celui qui passe du temps sur la mise en page n’est plus apte à voir toutes les coquilles, j’entends par là que des erreurs passent à l’as.

7 – Les ventes 
Pour les ventes nous avons fait des bons de pré-commande engageant les élèves et les professeurs à le payer en temps venu. Cette étape nous a permis d’établir un nombre de commandes réaliste pour l’envoi en impression.

8 – La remise du yearbook 
Sur le continent de Christophe Colomb, la remise du yearbook se fait lors d’une grande cérémonie, un évènement. Nous voulions imiter cela en invitant tout le monde ainsi que les parents. La société de restauration s’est occupée du buffet et, après le discours du directeur, nous avons procédé à la remise du yearbook. C’était un moment très convivial qui a séduit la presse locale, qui a ensuite publié des articles complets et détaillés. Puis, en toute convivialité toujours, l’événement s’est prolongé avec la retransmission en direct du match de coupe du monde au lycée !

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Le projet a réellement duré 2 mois au total. Il est évident que le mieux est de s’y prendre dès janvier pour juin et surtout, de prendre des photos dès la rentrée de septembre ! Cette année le projet est reconduit et il débutera dès janvier. Pour ma part, les idées fusaient déjà depuis le lendemain de la remise du yearbook 2013-2014.

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After a degree in corporate journalism and 4 years in a publishing agency in Paris, Julien fell into digital. Passionate about content in general, he loves turning good ideas into practical tips & tricks. That's just one of the things he does at Fusion Yearbooks, as a Digital and Content Manager.

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