Lancer un Projet yearbook : par où commencer ?

la checklist de la rentree

Alors, prêts à attaquer l’année ? Voici 5 points clés pour démarrer en fanfare.

1 – Planning : il faut vous y mettre tôt !

Un yearbook, c’est un projet complet et vous devez suivre un planning. Plus vous commencerez tôt, plus ce sera confortable. Dès le début, fixez une date de livraison approximative. Que cela soit pour le gala, une kermesse, la fête de fin d’année, la remise des diplômes, etc., notez la date sur votre calendrier, et gardez en tête qu’il faut environ un mois de production (entre la validation du yearbook et la livraison). Notez également les périodes de stages, d’examens, les voyages organisés, ou autres, dont il faudra tenir compte. Ce seront des périodes “mortes” pour le projet, alors autant prendre les devants.

2 – Budget : chiffrez le projet et listez vos besoins au plus tôt

Fabriquer un beau livre, cela a un coût. Même si vous allez vendre le livre en fin d’année, il convient de savoir combien les gens sont prêts à payer pour le yearbook (souvent un prix raisonnable). Vous pourrez rapidement voir combien il pourrait manquer pour tout financer et vous mettre à réfléchir à des solutions.

Pour vous donner plus de chances, montez une équipe de bons vendeurs, car plus il y aura d’exemplaires fabriqués, moins le yearbook sera cher à l’unité (et donc plus intéressant pour les acheteurs). Chiffrez le projet, avec plusieurs scénarios en tête, et définissez un plan d’action solide pour rassembler les fonds nécessaires. Les solutions de financement sont multiples, mais cela prend du temps.

Quelques idées : vente d’espaces publicitaires, organisation de soirées, etc.

Conseil : listez toutes les bonnes idées pour bien promouvoir et vendre les yearbooks (mise en scène, opérations de communication, vidéos promos, utilisation des réseaux sociaux, etc.).

3 – Organisation : montez votre équipe

Selon le cadre du projet, listez les intervenants potentiels. Des étudiants, des profs, l’administration ? Pour un projet yearbook, les compétences nécessaires sont multiples. Il y a les photographes, les journalistes, les graphistes, et le noyau dur de l’équipe qui dirigera tous les intervenants. Commencez par lister toutes les personnes auxquelles vous avez pensé et interrogez les autres en présentant l’idée générale du projet : vous pourriez dégoter des talents surprenants. Pour ne pas vous y perdre, vous pouvez créer votre premier excel (ou Google Doc) de l’année et recenser les noms, prénoms, téléphones et e-mails de tout ce beau monde. Dès que c’est fait, organisez un petit rassemblement (ou une fête) au cours duquel chacun pourra se présenter et donner ses idées pour le projet. Autour d’un goûter ou d’une pizza, c’est idéal pour briser la glace dès le début et avancer ! Poussez les gens à être créatifs et intégrez-les dans la réflexion, cela révèlera les talents de chacun. Et dès que cela sera possible, répartissez les tâches et responsabilités de chacun, en inscrivant à l’encre indélébile les échéances que chacun aura à respecter.

4 – Contenu : qu’allez-vous aborder dans le yearbook cette année ?

Est-ce qu’il y a eu un yearbook l’an dernier ? Qu’avez-vous aimé ? Ou détesté ? Listez les choses qui ont eu du succès et celles qu’il faut améliorer ou supprimer.

Listez également tous les temps forts de l’année : évènements importants, fêtes, sorties, voyages, projets, etc. Tous ces évènements seront des occasions pour produire du contenu pour le yearbook. Par ailleurs, sollicitez et sondez les gens sur ce qui leur plaît ou ce qu’ils aimeraient retrouver dans le yearbook : photos des soirées, profils étudiants, retour sur les voyages, les associations, les projets, etc.

Rassemblez des magazines, des livres ou autres idées issues du web : tout ce qui pourrait inspirer l’équipe pour le projet. Puis recherchez ici et là ce qui s’est fait ailleurs : faite le tri et mettez de côté les choses qui vous intéressent. Attention, selon le cadre du projet, assurez-vous aussi de bien lister les “figures imposées” par l’administration, les enseignants, etc. Lorsque l’équipe sera montée, il sera temps d’organiser un ‘brainstorming’ pour creuser et structurer davantage les idées proposées. Le débat est une chose très importante pour que tout le monde se reconnaîsse dans le yearbook et surtout qu’ils aient envie de participer et in fine, de l’acheter. Pour sélectionner les meilleures plumes ou les meilleurs photographes, procédez à des tests ! Cela vous permettra aussi d’évènementialiser le projet.

Prochaine étape : structurez votre livre et bâtissez votre chemin de fer.

5 – Après le fond, la forme : commencez à réfléchir au design

Idem que précédemment : demandez à toute l’équipe de rassembler des planches de tendances. Des pages de magazines, des idées de design, des exemples de DIY (do it yourself) récupérées ici et là pour les prises de vues, les fonds de pages, etc. Même s’il faudra structurer tout cela ensuite, cela vous permettra de réaliser une veille collective.

Bien évidemment, listez les contraintes fixées par l’administration ou les enseignants (couleurs, logos, photos, droit à l’image, etc.). Y a-til un thème particulier cette année (un anniversaire, une thématique, un style, une atmosphère, etc.) ?

Encore une fois, c’est le débat qui vous permettra de savoir ce qui plait à vos lecteurs et donc de concevoir une charte graphique qui parle au plus grand nombre. Essayez de repérer les talents et constituez votre équipe graphique.

 

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After a degree in corporate journalism and 4 years in a publishing agency in Paris, Julien fell into digital. Passionate about content in general, he loves turning good ideas into practical tips & tricks. That's just one of the things he does at Fusion Yearbooks, as a Digital and Content Manager.

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