Gestion de projet : les 16 clés pour réussir en équipe votre Yearbook

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Vous êtes plusieurs à participer, tout le monde a son mot à dire, votre temps est compté … Avec un brin d’organisation, faîtes de votre collectif la force du projet ! Assurez votre gestion de projet :

Hey Capitaine, j’ai listé quelques astuces issues des techniques de gestion de projet qui m’ont sauvé plus d’une fois. Tenez la barre dans la bonne humeur, pour avancer vite et bien.

Il y a tellement de choses à faire quand on lance un projet collaboratif, n’est-ce-pas ? Bâtir une équipe. La faire fonctionner. Trouver une idée originale qui rassemble. Ne fâcher personne. Avec des délais serrés.

Je vous propose ici quelques réflexes de pros à tester tout de suite pour lancer votre projet Yearbook. Vous le constaterez, il est tout à fait possible de bâtir un vrai esprit d’équipe autour d’un tel projet. Gardez le contrôle sur le processus de création, tout simplement.

Voici les questions auxquelles vous serez confrontés et comment les surmonter…

  • Comment recruter une véritable équipe de super-héros
  • Comment préparer vos équipiers à leur lourde tâche
  • Quels outils utiliser ?
  • Les meilleurs astuces pour une collaboration exemplaire
  • Comment maîtriser les échéances et les contraintes de temps

Vous êtes prêts à créer le meilleur Yearbook de tous les temps ? Décryptons ensemble la gestion de projet idéale…

Comment recruter une équipe au top

Première étape : choisir votre équipe de super-héros, qui vous aideront à sauver le monde… ou votre Yearbook.

Comme dans tout scénario bien ficellé, chacun a un rôle à jouer dans votre gestion de projet : 

– Le Mentor
– Les rédacteurs
– L’éditeur
– Les photographes
– Les graphistes
– Les distributeurs
– L’expert en chiffres
– Le chef

Dans les prochains paragraphes, vous trouverez une description de chaque rôle, pour vous aider à trouver les bonnes personnes.

01. Le mentor : votre guide spirituel, votre leader

Votre mentor apportera la sagesse et la paix à votre équipe. Donc à votre gestion de projet. Ou, plus exactement, il pourra vous donner accès à la salle des professeurs !

Il s’agit de la personne qui saura dire quels choix faire, qui aura la vue d’ensemble. Elle saura vous aider à accomplir les tâches les plus difficiles. C’est donc elle qui assure la gestion de projet pour créer le Yearbook. 

Comment le mentor vous aidera-t-il ?
– En facilitant les tâches administratives (budget, échéances, approbation finale, livraison, etc…)
– En vous soutenant dans les situations difficiles (conflits, délais dépassés, etc…)

Où le trouver ?
Demandez à votre professeur préféré de vous aider, je suis certain qu’il acceptera.

02. Les rédacteurs : vos héros de la grammaire

Vos rédacteurs doivent être à l’aise avec l’écriture. Créatifs, drôles et capables de trouver les bons mots pour raconter une bonne histoire. Ils doivent aussi être réguliers et fiables. Optez pour les élèves capables de rendre leurs devoirs à temps. Souvenez-vous que vous avez des délais à respecter au coeur de votre gestion de projet !

Comment les rédacteurs vous aideront-il ?
– Ils rédigeront les articles qui leur sont confiés et ils couvriront les événements pour écrire un bon article.
– Ils produiront des articles de qualité qui respectent la charte éditoriale (nombre de mots, citations, légendes photos, etc.)

Où les trouver ?
Demandez l’avis d’un enseignant de français. Si vous avez un journal de l’école, impliquez leur équipe d’apprentis journalistes. Et s’ils ont besoin d’aide, conseillez leur notre guide de l’écriture journalistique. 

Outils utiles :
Jetez un oeil à ces excellentes listes pour rédacteurs. Ainsi qu’à cette loi de proximité. Elles vous aideront à trouver de nombreuses idées. Grâce à cela, vous créerez votre liste et vous lancerez vos rédacteurs dans la rédaction. Voilà de quoi faciliter la gestion de projet.

yearbook committee - lists for writers

03. Les éditeurs : vos héros de l’ombre

L’éditeur est quelqu’un d’attentif aux détails. Il sera la personne la mieux organisée de l’équipe (après vous, bien entendu). Et il sera sans aucun doute intraitable sur la grammaire. Il est la pierre angulaire de votre gestion de projet. 

Il peut s’agir d’un élève ou un professeur. A vous de choisir qui vous préférez dans ce rôle.

Comment un éditeur vous aidera-t-il ?
– Spécialiste de la grammaire et de l’orthographe, il vérifiera tous les textes avant approbation finale.
– Si nécessaire, il sera en contact avec les interviewés et vos sources pour s’assurer que les faits relatés et les citations sont exacts.

Où le trouver ?
Pensez à quelqu’un de très organisé, qui a le coup d’oeil artistique et qui aime le français. C’est cette personne qu’il vous faut !

Outils utiles :
Organisez votre liste de tâches avec Meistertask ou Wunderlist. Vous pouvez y associer autant de membres de l’équipe que vous voulez. Puis éditer vos travaux, cocher et renvoyer chaque réalisation. Tout cela au même endroit. Plus besoin de bouts de post-its parsemés dans des dossiers pour assurer votre gestion de projet. 

yearbook committee - meistertask

Travailler ensemble simplement

yearbook committee - wunderlist

Synchronisez les étapes de votre vie

04. Les photographes : ceux qui révèlent la beauté cachée des choses

Vos photographes sont  les rois et les reines de Snapchat et Instagram. Qu’il s’agisse d’un coucher de soleil à immortaliser, un repas à montrer, ou une vidéo à réaliser, ils sont sur le coup. Il s’agit de personnes sensibles à l’art et au design.

Pas d’inquiétude, vous n’avez pas besoin de dépenser des milliers d’euros pour un super appareil photo. Vous pouvez utiliser votre smartphone ou l’appareil photo de l’école, en suivant ces astuces.

Pas besoin d’être photographe professionnel. Il faut avoir envie de dégainer l’appareil au bon moment et de suivre ces quelques conseils pour faire de belles photos :
– Approchez-vous… pas trop prêt quand même, mais suffisamment pour capturer un beau sourire.
– Assurez-vous que la lumière est suffisante.
– Multipliez les angles de vue (plongée, contre-plongée)
– N’oubliez pas La règle des tiers pour équilibrer votre photo
– Optimisez la qualité des photos prises avec votre smartphone en suivant ces conseils.

Comment les photographes vous aideront-il ?
– Ils couvriront les événements et les sujets qu’on leur a confiés.
– Ils s’assureront de faire des photos adaptées à l’article.
– Ils vous fourniront des photos en haute résolution pour l’impression, nommées et organisées comme vous leur avez demandé.

Où les trouver ?
Renseignez vous sur les élèves qui postent les meilleures photos sur les réseaux sociaux. Ou qui font preuve de talent dans l’atelier photo.

Besoin de plus de conseils sur la photographie ?
Consultez ce guide complet de la photographie pour Yearbook. Vous y trouverez de bonnes astuces, comme le réglage de votre appareil, ce qui fait qu’une photo est bonne ou mauvaise, une checklist pour vos séances photo, et le bon moyen de collecter, organiser et utiliser vos photos. Cela va faciliter la vie des photographes, et l’avancée de votre gestion de projet.

05. Les designers : les experts de la mise en page

Les designers aiment les choses impeccables. Ils aiment jouer avec les alignements et les styles. Ils maîtrisent la “zone de danger” autant qu’ils adorent les élans créatifs, et interpréter l’aspect visuel des choses.

Comment les designers vous aideront-il ?
– Ils feront des recherches sur Pinterest, à la bibliothèque, et partout où c’est nécessaire, pour trouver l’inspiration, comme cela est conseillé dans cet article et dans celui-ci qui décortiquent une bonne mise en page magazine.
– Ils établiront des règles de mise en page pour votre Yearbook, afin de garantir que les décisions sont logiques, efficientes et qu’elles permettent des gains de temps.
– Ils suivront ces règles de mise en page et répondront aux demandes de modification avant l’approbation finale.

Où les trouver ?
Cherchez des élèves qui ont le coup d’oeil pour les détails, et qui aiment les histoires visuelles. Un cinéaste amateur par exemple.

Le meilleur outil de création de Yearbook en ligne :
Avec Fusion Yearbook, vous avez des tonnes de mise en page à disposition : des suites de pages par style graphique. Tout ce que vous avez à faire, c’est de faire glisser vos modèles sur la page et de les personnaliser. Des millions d’images, des tonnes de filtres, des centaines de polices d’écriture, sont à votre disposition pour parfaire vos créations et être dans les temps définis dans votre gestion de projet.

 

06. Les distributeurs : ils vous ouvrent les portes du monde

Les distributeurs adorent le marketing et la communication. Ils sont les plus connectés de nous tous. Parler aux gens, se faire des amis, raconter à tout le monde leur dernier gros achat. Ou le spectacle génial qu’ils ont vu.

Une personnalité dynamique et la capacité de parler pendant des jours seront les bienvenus.

Comment les distributeurs vous aideront-il ?
– Ils s’occuperont des campagnes de vente (gestion de compte des réseaux sociaux, flyers, affiches,  etc.)
– Ils vous aideront à lever des fonds pour le projet (vendre des encarts aux sponsors, organiser des barbecue géants, des opérations lavage de voitures, etc.)
– Ils vous aideront à diffuser l’info au bon moment et au bon endroit (presse, stands, annonces audio, campagnes email, etc.)

Où les trouver ?
Vous connaissez quelqu’un qui a de nombreux amis et abonnés sur les réseaux sociaux ? C’est une piste intéressante à suivre. Sinon optez sur les leaders d’opinion, qui sauront convaincre.

Tout sur la promotion du Yearbook
Découvrez notre guide du marketing pour Yearbook. Vous y trouverez tout ce dont vous avez besoin pour faire de votre Yearbook un véritable best seller.

07. L’expert en chiffres : le calculateur qui gérera le budget sans accroc

Là, le profil est assez évident : il faut être bon en math. Qui aime s’occuper d’argent et déteste le perdre ? Et qui saura  être assez ferme pour vous dire ce que vous pouvez et ne pouvez pas faire avec vos euros ? 

Comment l’expert en chiffres vous aidera-t-il ?
– Il vous aidera à bâtir un projet réaliste (il peut questionner les élèves pour savoir combien ils sont prêts à dépenser et le type de produit final qu’ils désirent).
– Il vous aidera pour les ventes, la levée de fonds, les devis, les factures, et la collecte d’argent auprès des élèves.

Où le trouver ?
Commencez par chercher chez les matheux. En fonction de l’école, vous pouvez avoir besoin d’un professeur pour gérer l’argent.

Outils utiles :
Suivre les chiffres de près est un boulot crucial dans la gestion de projet. Heureusement, il existe des outils géniaux pour vous aider. Être un as des tableurs est une bonne chose, mais un programme comme Tick (du créateur de Basecamp) vous aidera clairement à respecter les délais et les budgets, sans effort.

yearbook committee - tick

Suivi de budget en temps réel

08. Le leader : La voix de l’équipe

Si vous lisez cet article, c’est que cette personne c’est vous, pas vrai ? Sinon, c’est la personne qui va prendre les choses en main, répartir les tâches et donner sa vision du Yearbook. Qui va assurer la gestion de projet donc !

Comment le leader vous aidera-t-il (ou que devez-vous faire, s’il s’agit de vous)?
– Il doit apporter et soutenir sa vision du projet (et s’assurer que chacun suit les consignes).
– Il doit s’assurer que tout le monde est heureux au sein de l’équipe.
– Il doit être la personne responsable, en charge de résoudre les problèmes

Où le trouver ?
Si ce n’est pas vous, alors cette personne va émerger de l’équipe lors du travail de groupe. Ou alors vous pouvez chercher du côté du club théâtre. Optez pour celle ou celui qui est le plus suivi par le groupe.

Outil utile :
En tant que voix du projet, vous (ou il, ou elle) allez devoir vous exprimer souvent. Vous pouvez vous faciliter la vie avec une application de reconnaissance vocale comme Dragon Dictation. Vous parlez, et l’application retranscrit vos paroles. C’est aussi simple que cela, et vous pouvez vous connecter à d’autres appareils pour avoir votre texte toujours à disposition pour affiner votre gestion de projet.

yearbook committee - dragon

La taille de votre équipe dépend de vos besoins. Chaque Yearbook est différent, et il est possible qu’une personne occupe deux fonctions au sein de l’équipe. Faites au mieux avec vos moyens. C’est aussi cela la gestion de projet ! 

Comment organiser votre temps (et votre équipe)

09. Etablissez un calendrier

Pour une gestion de projet au top, il vous faut établir ce que vous devez faire et quand vous devez le faire. Avec un calendrier clairement établi, vous pourrez respecter votre agenda et vous saurez rattraper votre retard.

Une bonne façon de procéder est de diviser votre projet en une succession d’étapes. Par exemple, si votre objectif est d’achever votre Yearbook au 21 avril, établissez un rétro-planning en posant les questions suivantes :
– Quand devons-nous valider la version finale ?
– Quand devons-nous arrêter notre brouillon pour le faire valider ?
– Quand devons-nous avoir le “go” de l’éditeur de notre équipe ?
Et plus vous avancez dans le projet, plus vous pouvez décomposer les étapes. Vous pouvez ainsi créer des listes de tâches quotidiennes, hebdomadaire ou mensuelles, qui vous permettent de cocher de nouvelles cases chaque jour. Faites une “to-do” liste pour ne rien oublier !

N’oubliez pas de vous réserver des pauses. Ce genre de tâche prend du temps et vous ne devez pas négliger votre travail scolaire et votre vie privée. Laissez-vous des temps de pause, de quelques jours à quelques semaines, pour vous détendre et éviter le stress.

Vous n’avez plus qu’à créer votre Yearbook en ligne. Pour cela, Fusion Yearbooks vous propose :
– Des mises en page gratuites
– Des collections de modèles de pages toutes plus stylées, et des tas de polices d’écriture
– Un espace pour stocker vos images et les classer
– La liberté de (re)changer n’importe quel élément à la dernière minute, même votre nombre de pages.

En tant que chef de projet, c’est votre meilleur outil pour mesurer et manager les progrès de votre projet. Appuyez-vous sur ces 14 astuces.

10. Collectez les idées auprès de votre équipe

Il y a autant de manières d’envisager votre gestion de projet qu’il y a de cerveaux dans votre équipe. Il est important de laisser chacun s’exprimer et apporter ses idées. Même si vous, ou votre rédac-chef, ou votre designer, avez une vision précise de ce que le Yearbook doit être, vous devez écouter les idées des autres, et en tenir compte.

Vous pouvez appliquer cette méthode à chaque fois que vous rencontrez un problème. Si l’équipe peut apporter sa contribution, elle produira un bien meilleur travail.

Faire un brainstorming est un bon moyen de récolter les idées. Vous pouvez utiliser des arbres conceptuels, des listes, ou tout ce qui fonctionne avec votre équipe (discussion dans un café ou autour d’une pizza, etc.). Faire remonter toutes les idées – les bonnes comme les mauvaises – vous aidera à y voir plus clair.

Le meilleur moyen de partager vos idées ? Utilisez un programme comme Trello et créez des tableaux pour chaque tâche, que votre équipe pourra partager et modifier tout au long du process. C’est vous qui donnez l’accès aux tableaux et priorisez chaque projet au fil de l’eau.

yearbook committee - trello

Optimisez votre gestion de projet : stockez vos fichiers et vos photos dans le Cloud de Google Drive. Et jetez un oeil à cette sélection d’outils Google Education, vous y trouverez de quoi avancer à chaque étape.

yearbook committee - google drive

Vous pouvez ainsi compiler, organiser vos travaux, et vous assurer que vous n’oubliez rien au cours de votre gestion de projet.

11. Soyez à l’écoute

Ecoutez les problèmes des gens et expliquez ce que vous faites. Ensuite prenez des mesures ou demandez conseils. Votre mentor est là pour cela.

Par exemple, si un membre de l’équipe trouve qu’il a trop de travail, réduisez sa charge. Vous pouvez donner du travail à ceux qui sont en avance. Soyez à l’écoute de votre équipe, soyez flexibles et faites les changements qui s’imposent.

12. Faites des réunions utiles

Ne perdez pas votre temps ni celui de votre équipe. N’organisez pas de réunion sans une bonne raison (définissez une liste des questions sur lesquelles vous devez obtenir une réponse collective), et pensez à noter tout ce qui est dit. Les gens ont leur vie, leurs occupations, et ils vous seront reconnaissants de proposer des réunions rapides et faciles à digérer.

13. Gardez votre calme malgré la pression

L’aventure ne sera pas de tout repos. Il y aura des disputes, des imprévus, et des choses à modifier. C’est la base de toute gestion de projet collaboratif !

Ne vous inquiétez pas, c’est normal :
– Restez calme
– Ecoutez les problèmes des gens
– Soyez diplomates
– Souriez
Il n’y a pas de problème que vous ne puissiez résoudre.

14. Amusez-vous et soyez créatifs

Laissez les gens travailler ensemble et proposer leurs idées. Jouez avec les filtres, les boutons, les gadgets, et voyez ce qui marche le mieux. Vous devez simplement créer quelque chose qui n’a jamais été fait auparavant.

Une fois que vous savez ce qui doit être fait, essayez de faire les choses de façon différente. Soyez créatif fait partie d’une belle gestion de projet.

Cela vous permettra de maîtriser totalement vos outils. Les gens viendront vous voir naturellement quand ils auront un problème et vous aurez vraiment l’impression d’être aux commandes.

Découvrez la nouvelle application Canva pour iPhone, ou Photo Editor. C’est simple et amusant et vous obtiendrez des résultats bluffants.

yearbook committee - canva iphone

Créez de magnifiques designs en quelques secondes

Maintenant que l’essentiel est dit, voyons comment vous pouvez mettre en place LA gestion de projet parfaite…

Comment garder le cap et respecter les délais

Au début du projet, la machine est souvent bien huilée, mais cela peut très vite changer. C’est à vous de vous assurer que vous restez sur la bonne voie et que tout sera fait à temps. Gardez le cap de votre gestion de projet !

Voilà quelques astuces pour y parvenir…

15. Anticipez (vraiment le plus possible !)

Anticiper vous permet de réagir plus efficacement en cas de problème. Vous n’aurez pas l’impression que le monde s’écroule autour de vous en cas de problème, et il vous suffira de quelques adaptations dans votre gestion de projet pour retrouver le bon cap.

Comme je l’ai mentionné plus haut, pensez à prévoir des pauses, qui feront toute la différence en cas de pépin : ils pourront vous servir de marge.

Etablissez un calendrier, mais ne le gravez surtout pas dans le marbre. Les choses peuvent toujours évoluer si vous gardez un esprit ouvert et une marge de manoeuvre suffisante.

16. Soyez proactif

La préparation est la clé. Donc si vous avez pris toutes les dispositions nécessaires pour caler votre gestion de projet, vous serez prêts.

– Soyez à l’écoute de votre équipe
– Ayez des réunion régulières, informelles et sympas
– Répartissez les tâches de façon équitable
– Valorisez chaque membre de votre équipe

Utilisez une liste de diffusion par email, ou des groupes Whatsapp ou Facebook pour faire le point à la fin de chaque semaine. C’est idéal pour que tout le monde partage l’information, et vous aurez toujours une excuse pour partager vos drôles de mèmes sur les chats !

En résumé…

La clé du succès pour votre Yearbook ? Une équipe de super-héros + la planification + le travail bien fait = Un Yearbook d’enfer. Voici un petit récapitulatif des points essentiels de votre gestion de projet…

  • Une fois que votre équipe est en place, utilisez un rétro-planning pour organiser les tâches
  • Prévoyez de la marge tout au long du process (prévoyez l’imprévisible !)
  • Vous ne serez jamais trop préparé et vous n’aurez jamais trop de bonnes idées
  • Etablissez une liste d’outils, et maîtrisez les de A à Z
  • Trouvez votre propre façon de faire tourner l’équipe comme une machine bien huilée, restez naturel
  • Gardez le cap en ayant des réunions sympas, régulières et utiles

J’aimerais vous garantir qu’en suivant ces conseils en gestion de projet vous produirez le meilleur Yearbook jamais vu. Malheureusement je ne peux pas. Il y a d’autres paramètres en jeu…

Mais si vous respectez vos objectifs principaux, je peux vous garantir qu’à la fin de l’année vous parcourrez les rues à vélo, le Yearbook à la main, avec un sourire rempli de satisfaction !

Lancez-vous dans votre Yearbook !

Commencez ici votre projet
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James is a Freelance Writer from England. Although his main exposure to design comes from being comic-book obsessed, he wants to show writers how visual content can make their work so much better. And, who doesn't like looking at pretty things while drinking coffee?

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