Budget Projet Yearbook : comment bien tout chiffrer

monter un budget realiste

Il n’est pas toujours facile de monter un nouveau projet au sein de votre école… Quand c’est nouveau, original, les gens sont parfois un peu réticents. Voici donc une série d’articles pour vous aider à bien réfléchir au projet et lui donner toutes ses chances.

Le premier vous propose quelques astuces pour chiffrer votre budget projet yearbook, le second vous donnera des conseils pour construire votre dossier de présentation et le dernier déroulera un plan d’action pour sa mise en place opérationnelle. Et enfin, comment soutenir votre projet à l’oral. Tout ce qu’il faut pour vous lancer !

Avant le chiffrage pur et dur, posez-vous les bonnes questions. Quel est le propos du yearbook, à qui s’adresse-t-il ? Réfléchissez-y de votre côté avant de sonder les gens sur ces points en les orientant un peu. Il vous sera plus facile d’estimer votre nombre de pages, d’exemplaires, ainsi que les options de fabrication que vous pourrez envisager avec votre budget. Le yearbook n’est pas un simple support dans lequel vous allez poser les meilleures photos de l’année. C’est aussi un bel objet et un organe d’information qui doit être différentiant pour votre école. Pour lui donner plus de sens et plus de force, il convient de le penser comme le numéro annuel d’une collection pérenne. Par exemple, Harvard numérote ses yearbooks et publie cette année son 377ème numéro. Le rayonnement et la fierté d’appartenance à cette école ne sont plus à prouver, et aujourd’hui des personnes extérieures à l’école achètent le yearbook. Et pourquoi pas votre école ?

“Harvard numérote ses yearbooks et publie cette année son 377e numéro.”

Qu’est-ce qui se fait ailleurs ?
Que font les autres écoles ? Souhaitez-vous proposer quelque chose d’identique ou de différent ? Gardez en tête que, pour que les étudiants en soient fiers et qu’ils aient envie de l’acheter, il doit être unique tant dans le fond que dans la forme. C’est ce qui favorisera son rayonnement et celui de votre école à long terme.

> Quels thèmes aborder et comment ?
Avant tout, pensez à vos lecteurs. Quels sont les contenus auxquels ils s’attendent : profils étudiants, trombis, photos de classes, travaux d’association, travaux menés en cours, voyages thématiques, etc. ? Que s’est-il passé cette année et quel impact cela a-t-il eu sur vous ? Exemples : actualité, politique, sport, technologie, etc. N’hésitez pas à jeter un oeil sur l’article “Rubriques : comment structurer votre yearbook ?” pour y réfléchir.

PRÉPARER VOTRE BUDGET PRÉVISIONNEL
Un budget prévisionnel permet d’anticiper les dépenses et les ressources nécessaires à votre projet. Il vous permettra également de bâtir votre argumentaire pour trouver des partenaires et financer votre projet. Plus il sera détaillé, plus vous maîtriserez vos coûts et plus le projet sera solide et cohérent.

Les dépenses : listez toutes les dépenses que vous pourrez faire dans le cadre de votre projet yearbook. Il y a la fabrication du yearbook en lui-même, dont le coût évoluera selon le nombre de pages, d’exemplaires et les options choisies pour la fabrication. NB : avec Fusion Books, vous avez la possibilité d’affiner votre demande jusqu’à la dernière minute avant impression.
Pensez aussi aux opérations de promotion ou de communication pour booster vos ventes de yearbooks (organisation de soirées, achats divers pour vente de gateaux ou autres, affiches, flyers, nourriture et boissons pour l’équipe pour la dernière ligne droite du projet, etc.). Pensez également à des coûts de fonctionnement (peut-être est-ce l’occasion d’acheter un nouvel appareil photo pour l’association ou pour l’école, et d’absorber l’achat grâce aux recettes du projet yearbooks ?), etc.

Nos conseils
> imaginez plusieurs configurations pour tout adapter facilement selon le succès du projet.
> Pour justifier son prix et donner envie d’acheter, le yearbook doit être un bel objet : n’oubliez pas d’y penser quand vous sélectionnerez vos options.

Les recettes : il y a les recettes liées à vos ventes du yearbook ainsi que toutes les opérations qui vous auront permis de financer le projet. Il est important de pouvoir estimer vos ventes en amont, en étant un peu pessimiste, pour éviter toute mauvaise surprise et réfléchir à des recettes complémentaires pour le financement du projet.

Exemples : fonds récoltés lors de ventes de café, viennoiseries, ou autres. Fonds récoltés dans le cadre d’une soirée étudiante. Fonds récoltés auprès de partenaires contre un espace publicitaire dans le yearbook.

De manière générale, il vaut mieux revoir ses frais à la baisse plutôt que ses recettes à la hausse. Le but étant de minimiser les risques et montrer à vos partenaires que votre projet est ambitieux mais raisonnable.

Nos conseils :
> Sondez les étudiants par rapport au prix qu’ils sont disposés à payer (donnez -leur des fourchettes de prix réalistes).
> Organisez des événements pour financer la création du yearbook.
> Recherchez de partenaires pour vendre des espaces pubs dans le yearbook.

Exemple de budget prévisionnel pour 400 yearbooks de 116 pages

DÉPENSES

I – Achat des yearbooks
8320 euros TTC
400 ex de 116 pages, dos carré-collé PUR
Tarif : 20,80 euros TTC l’unité

II – Communication/promotion (ex : stand yearbook à l’école avec des flyers, des affiches, tee-shirts ou goodies pour l’équipe yearbook, etc.). 300 euros TTC

III – Opérations commerciales (achats pour vente de viennoiseries, boissons, goodies, etc.).
300 euros TTC

IV – Achats divers dans le cadre du projet (ex : appareil photo, décors pour photos de profils, nourriture/boissons pour l’équipe)
250 euros TTC

TOTAL : 9 170 euros TTC

RECETTES

I – Vente des yearbooks
7 700 euros TTC
350 ex de 116 pages, dos carré-collé PUR
Tarif : 22 euros TTC l’unité

II – Opérations commerciales (ex : vente de viennoiseries, boissons, goodies, etc.).
400 euros TTC

III – Partenariats (vente de 10 espaces pub dans le yearbook, à 150 euros l’unité)
1 500 euros TTC.

TOTAL : 9 600 euros TTC

Soit un résultat net de 9600 – 9170 = 430 euros TTC qui seront réinjectés dans votre association en guise de point de départ pour le projet yearbook de l’année suivante, qui sait ?

Remarque : dans cet exemple, le prix de vente des yearbooks s’adapte au fait que sur 400 exemplaires produits, seuls 350 seraient vendus. Pour les 50 exemplaires restants, vous pourrez les distribuer à votre équipe yearbook, à vos partenaires, voire à l’administration de l’école. Ils auront bien mérité leur exemplaire gratuit pour leurs bons et loyaux services !

Vous l’avez compris, un yearbook est un projet complet. Bien le chiffrer en prévoyant différents scénarios est un préalable essentiel. C’est ce qui vous permettra de vous lancer sur des bases saines. Si vous avez déjà vécu une expérience, ou si avez bonnes idées à partager avec les autres écoles, n’hésitez pas à nous les soumettre. On les partagera ! Contactez-nous : jaidesidees@fusionbooks.fr

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After a degree in corporate journalism and 4 years in a publishing agency in Paris, Julien fell into digital. Passionate about content in general, he loves turning good ideas into practical tips & tricks. That's just one of the things he does at Fusion Yearbooks, as a Digital and Content Manager.

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