Bâtir un bon dossier pour le projet yearbook

monter un dossier pour lancer un projet yearbook

Au delà du budget prévisionnel, il vous sera parfois demandé de présenter un dossier pour votre projet. C’est compréhensible : pour allouer des ressources à un projet, il faut pouvoir justifier sa pertinence, son potentiel et identifier les freins éventuels. Et, plus votre projet tiendra la route, plus vous aurez de chances d’avoir le soutien de votre école ou du bureau de votre association étudiante.

I – Etablissez un diagnostic

Votre établissement (ou votre association) a des missions, des besoins et des objectifs bien précis. Menez votre enquête et tâchez de tout lister en vous aidant des brochures ou du site Internet de votre école. Pour les choses plus génériques, vous pouvez aussi consulter nos articles sur le rôle d’un yearbook pour une école primaire, un collège, un lycée et une école du supérieur. Naturellement, chaque établissement étant unique, vous serez submergés d’autres questions. Mais tant mieux : plus vous saurez y répondre, plus votre projet sera construit et plus il aura de chance d’être retenu.

II – Structurez votre dossier

Généralement, un dossier de présentation doit répondre aux questions fondamentales : pourquoi, quoi, qui, comment et quand ? Vous pouvez donc structurer votre dossier comme suit.

> Pourquoi un yearbook ? Dès le début du dossier vous devez accrocher votre lecteur (la personne à qui vous présentez le projet) pour qu’il ait envie de lire la suite. En abordant les problématiques qui sont les siennes, vous lui prouverez que vous l’avez compris, étudié et que vous vous apprêtez à lui proposer des solutions. Soyez percutants, précis et pragmatiques.

> Définition du projet ? Qu’est-ce qu’un yearbook et en quoi répond-il aux problématiques évoquées plus haut ? Encore une fois, présentez des arguments irréfutables, de préférence illustrés d’exemples (d’autres écoles). N’hésitez pas à nous contacter pour cela, nous pourrons vous aider.

> A qui s’adresse le yearbook ? Rappelez ici les différentes cibles que votre yearbook peut atteindre. Les élèves, les enseignants, l’administration, mais aussi les familles, les collectivités locales, les partenaires de l’écoles, les anciens, la presse locale, la presse éducation, etc. Qui allez-vous toucher, comment et quel intérêt cela peut-il avoir pour l’école ?

> Quels sont les moyens que vous allez mettre en oeuvre ? Vous présenterez ici le déroulé du projet. Comment est-ce que cela va se passer concrètement ? De quoi avez-vous besoin ? Quels sont les outils que vous avez choisi pour en faire un projet simple, efficace et cohérent ? (notre guide du yearbook explique chacune des étapes du projet, n’hésitez pas à nous le commander, c’est gratuit).

> Quelle est l’équipe qui va piloter le projet ? Qui fait quoi ? Quel est le champ d’action de chacun, comment avez-vous hiérarchisé l’équipe et pourquoi ? (dressez un bref portrait de chacun en insistant sur ses compétences).

> Plan de communication ? Quelles opérations allez-vous mettre en place pour promouvoir votre projet ? (événements, stand yearbook, groupe Facebook, affiches, ateliers, photoshoots, e-mailling, etc.). De quelle manière l’établissement sera-t-il mis en avant auprès de ses différents publics (e-mailing, envoi d’un exemplaire à des personnes qui comptent pour l’établissement, au journal local, mise en avant sur le site Internet et les brochures de l’école, sur les salons étudiants, dans le cadre des journées portes ouvertes, etc.).

> Le planning ? Quelles sont les grandes échéances du projet ? Quelle date avez vous choisi pour la livraison (ex : remise des diplômes pour rendre l’événement encore plus singulier) ? Montrez que vous avez pensé à tout (ex : gardez une petite marge pour la période des validations par exemple).

> Le budget ? Présentez ici votre budget prévisionnel en montrant que vous avez pensé à tout. Ce sera l’occasion d’aborder ce que vous pourriez attendre de l’établissement (le cas échéant).

Pour donner vie à votre projet, il faut donc bien le préparer, mettre toutes les infos sur la table et écrire un dossier complet qui vous servira de guide tout au long du projet.

Si vous avez déjà vécu une expérience, ou si avez bonnes idées à partager avec les autres écoles, n’hésitez pas à nous les soumettre. On les partagera ! Contactez-nous : jaidesidees@fusionbooks.fr

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After a degree in corporate journalism and 4 years in a publishing agency in Paris, Julien fell into digital. Passionate about content in general, he loves turning good ideas into practical tips & tricks. That's just one of the things he does at Fusion Yearbooks, as a Digital and Content Manager.

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