6 nouveautés pour gagner du temps sur votre yearbook

6 Features to Save Time on your Yearbook

Parlons franchement. Votre temps est précieux et vous n’avez pas envie de passer vos week-ends sur la création du yearbook. Vous avez d’autres chats à fouetter, n’est-ce pas ?

C’est exactement pour cette raison que nous focalisons tous nos efforts sur deux questions simples : Comment pouvons-nous vous aider à vous débarrasser des tâches les plus rébarbatives ? Comment rendre le projet yearbook plus sympa pour tout le monde ?

Si vous utilisez Fusion Yearbooks depuis plusieurs années, vous avez certainement remarqué les changements majeurs survenus en 2015 :
> L’intégration de l’éditeur de Canva (l’autre application développée par les fondateurs de Fusion Yearbooks). Trois ans après son lancement, cette plateforme de design en ligne est devenue une référence mondiale (plus de 15 millions d’utilisateurs).
> Le re-développement complet du reste de l’application pour lui permettre d’évoluer plus vite et plus régulièrement en vous intégrant vous, nos utilisateurs, dans ce processus créatif.

Solutionner vos problèmes et vous permettre d’avancer
Par définition, si votre établissement propose un yearbook, un nouveau projet doit être mise en place chaque année. Cela peut induire une nouvelle équipe et souvent un nouveau responsable de projet. Est-ce que pour autant la nouvelle équipe a les moyens d’attaquer le projet en profitant de tout ce qui a été fait dans le passé ? Ont-ils accès aux informations-clés des projets antérieurs pour éviter de reproduire les mêmes erreurs ? Peuvent-ils réutiliser les éléments-clés récurrents pour gagner du temps (couleurs et logo de l’école, photos du personnel de l’école, etc.) ? Malheureusement non. Et je ne parle pas de tout ce qu’un projet yearbook induit en termes de contenu et de ressources !

C’est bien de cela dont je vais parler dans cet article. Vous allez découvrir 6 nouvelles fonctionnalités qui vont vous permettre d’éviter les pertes de temps inutiles et de vous concentrer sur les choses positives et intéressantes comme le contenu, le design et la qualité générale de votre yearbook. Qu’en dîtes-vous ? Allez, entrons dans le vif du sujet.

Quoi de neuf en termes de gestion de projets ?

01. Vous pouvez désormais centraliser tous vos projets au même endroit

Avant : Chaque année, il fallait créer un nouveau compte, et tout recommencer à zéro. Chaque projet était totalement indépendant des autres.

Maintenant : Vous pouvez créer autant de projets que vous le souhaitez et y accéder au même endroit en un clic.

En pratique
Accédez à votre projet en cours et cliquez sur son titre en haut de page. Puis, cliquez sur Ajouter un Projet.

time-saving features fusion yearbooks - create new project 1

Saisissez le titre de votre nouveau projet, validez, puis commencez à éditer votre nouveau yearbook.

time-saving features fusion yearbooks - create new project 2

Passer d’un projet à l’autre se fait en un clic. Choisissez un projet, cliquez, et vous voici en train de travailler sur le projet de votre choix. Idéal si vous gérez plusieurs projets en même temps ou simplement pour créer un nouveau projet yearbook chaque année tout en profitant de ce qui a été fait par les équipes précédentes !

time-saving features fusion yearbooks - create new project 3

Les avantages :

  • Vous aurez donc accès aux travaux des équipes précédentes. Le top pour vous aider à faire les bons choix sur la structure du livre, son design et plus encore.
  • Vous pourrez consulter les notes laissées par les précédentes équipes et laisser les vôtres pour les futures. Ce qui est plutôt pratique pour avancer et ne pas reproduire les erreurs commises dans le passé.

02. Vous pouvez centraliser votre bibliothèque d’images dans Fusion Yearbooks

Avant : chaque projet disposait de sa propre bibliothèque d’images. Mais il n’était pas possible d’accéder à ces contenus parfois utiles d’un projet à l’autre (logos, photos, etc.).

Maintenant : vous pouvez accéder à tous les dossiers photos créés par le passé et réutiliser les photos ou éléments que vous jugerez utiles. Vous pouvez organiser ces dossiers comme bon vous semble (ajouter, supprimer, renommer des dossiers).

En pratique
Ouvrez n’importe quelle page de votre projet actuel, cliquez sur Téléchargements. Vous verrez tous les dossiers créés par le passé et pourrez tout réutiliser ou revoir à volonté.

time-saving features fusion yearbooks - reuse uploads

Les avantages :

  • Plus besoin de courir après l’équipe administrative pour trouver le bon logo
  • Plus besoin de déranger le principal pour récupérer sa photo pour le yearbook
  • Plus besoin de harceler les enseignants pour qu’ils fournissent des photos qu’ils ont déjà approuvées par le passé
  • Tous les éléments graphiques utilisés dans le passé sont utilisables directement

Quoi de neuf sur le design ?

03. Vous pouvez désormais réutiliser vos templates d’un projet à l’autre

Avant : disons que vous avez entre les mains le yearbook de l’an dernier. Des pages vous ont plu et vous aimeriez pouvoir les réutiliser cette année pour maintenir le style. Et bien avant, il fallait tout recommencer de zéro…

Maintenant : désormais, vous pouvez accéder à toutes les pages qui ont été réalisées par le passé (pas seulement les templates de Fusion, même les pages qui ont été créées de toutes pièces par votre équipe). Puis, vous pouvez les réutiliser directement dans votre nouveau projet : il suffit d’un clic. Encore quelques heures de sauvées !

En pratique
Voici comment faire. Ouvrez n’importe quelle page de votre projet (sauf les pages de profils qui fonctionnent un peu différemment).

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Sur la gauche, cliquez sur le menu déroulant et sélectionnez Tous mes designs. C’est alors que tous les designs créés et enregistrés par le passé apparaîtront. Il vous suffira ensuite de sélectionner celui que vous souhaitez réutiliser.

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Modifiez le contenu, enregistrez. Et hop, vous venez de gagner quelques heures de boulot ! 

time-saving features fusion yearbooks - duplicate

CONSEIL DE PRO

Une fois votre page bouclée, vous pouvez aussi la dupliquer en un clic pour poursuivre votre rubrique en utilisant la même maquette !

Les avantages :

  • Profitez enfin de vos week-ends sans avoir à reproduire des choses qui étaient déjà à votre convenance.
  • Focalisez vos efforts sur ce qui compte vraiment : la qualité du contenu et les finitions qui rendront votre yearbook meilleur chaque année.
  • Votre yearbook fera désormais partie d’une collection cohérente – certainement une fierté pour votre principal qui verra sa bibliothèque se remplir de yearbooks de qualité.

04. Vous pouvez désormais réutiliser les mêmes codes couleurs d’un projet à l’autre

Avant : vous pouviez sélectionner tout un tas de couleurs sans pour autant pouvoir les enregistrer dans votre propre palette de couleurs.

Maintenant : vous pouvez utiliser vos propres codes couleurs et créer votre palette de couleurs ! Et, pour réutiliser une couleur d’un projet antérieur, vous pouvez en copier/coller le code dans votre nouveau projet.

En pratique
Accédez à la page de votre choix. Cliquez sur l’élément de votre choix (texte, élément, fond de page ou autre). Cliquez sur la couleur, copiez le code couleur et réutilisez-le comme bon vous semble. Il sera sauvé dans votre palette.

Voici un petit récapitulatif pour que ce soit plus clair :

Ouvrez une page d’un de vos projets antérieurs. 

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Cliquez sur l’élément dont la couleur vous intéresse.

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Cliquez sur le carré de couleur dans le menu dédié. La palette de couleurs s’ouvrira.

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Copiez le code couleur qui apparaît en bas du menu. Puis, retournez sur votre page, répétez l’opération et collez le code couleur que vous avez copié sur l’élément que vous souhaitez coloriser.

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Les avantages :

  • Finis les pertes de temps ou les choix approximatifs. Tout est simple et pragmatique.
  • Maintenez les mêmes couleurs au fil des pages, mais aussi d’un yearbook à l’autre. Le résultat n’en sera que plus professionnel.
  • Vous êtes assuré(e) de la satisfaction du principal et de l’équipe administrative pour ce qui est du choix des couleurs utilisées dans le yearbook.

05. Vous savez quoi ? Cela fonctionne pareil pour les filtres photos !

Je ne vais pas tout ré-expliquer ici, car le processus est le même. Ce qui est intéressant tout de même, c’est cette possibilité de pouvoir maintenir une certaine consistance dans le traitement de vos images sur tous vos projets ! De quoi affirmer votre propre style.

Voici comment faire :

Sélectionnez la photo dont vous voulez réutiliser le filtre.

time-saving features fusion yearbooks - reuse photo filters 1

Cliquez sur Filtre dans le menu et cherchez le code du filtre photo qui a été utilisé (une combinaison de chiffres et de lettres). Notez que chaque filtre peut être entièrement ajusté, ce qui signifie peut-être que la précédente équipe a créé ce filtre de toutes pièces.

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Copiez le code du filtre et collez-le de la même manière sur la photo de votre choix. Il sera automatiquement appliqué.

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Les avantages :

  • Terminées les pertes de temps pour recréer un filtre photo personnalisé. Un petit copier/coller et le tour est joué !
  • Créez un univers propre à votre école grâce au traitement graphique de vos photos.

Quoi de neuf en terme de collaboration ?

06. N’oubliez pas qu’il est possible de déléguer tout ou une partie du travail à d’autres participants !

Bon, cette fonctionnalité n’est pas entièrement nouvelle, mais nous avons remarqué que tout le monde n’en avait pas forcément saisi le potentiel. Vous pouvez monter l’équipe de vos rêves (nombre d’utilisateurs illimité, avec plusieurs niveaux d’intervention au choix) et déléguer un maximum de tâches à votre équipe.

S’il y a du monde pour vous aider, évitez de vous mettre la rate au court bouillon (comme le dit l’expression). Voici comment faire :

Rendez vous sur l’onglet Equipe et cliquez sur le + que vous voyez sur votre page. Pensez à sélectionner le bon niveau d’intervention pour chaque participant afin d’éviter les débordements.

 

time-saving features fusion yearbooks - team members 1

Saisissez les informations demandées et sélectionnez les pages que vous souhaitez affecter à chaque personne. Puis, répétez l’opération autant de fois que nécessaire.

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Chaque nouveau membre de l’équipe recevra ses propres codes personnels, ne lui donnant accès qu’aux pages de votre choix. Vous pourrez ensuite suivre leurs progrès : idéal pour devenir un véritable chef d’orchestre !

Bien entendu, je pourrais creuser encore davantage toutes les possibilités offertes par ces nouvelles fonctionnalités. Mais après tout, vous êtes mieux placé(e) pour savoir ce qui vous sera vraiment utile et pour vous ré-approprier tout cela selon vos propres besoins.

Résumons une dernière fois :

Gestion de projets

  • Vous pouvez désormais centraliser tous vos projets au même endroit
  • Vous pouvez désormais centraliser toutes vos photos au même endroit
    => Le tout étant facilement réutilisable sur tous vos projets !

Design

  • Vous pouvez désormais réutiliser tous les templates créés et enregistrés antérieurement
  • Vous pouvez réutiliser vos codes couleurs facilement
  • Vous pouvez réutiliser vos codes Filtre Photos facilement
    => Le top pour gagner du temps et rester consistants d’une année à l’autre !

Collaboration

  • Vous pouvez toujours déléguer un maximum de tâches au reste de l’équipe et suivre leurs progrès sereinement.

Alors, que pensez-vous de tout ça ? N’hésitez pas à partager vos impressions ou à poser vos questions dans les commentaires ci-dessous. Nous sommes à votre écoute pour inventer les prochaines fonctionnalités de notre application !

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After a degree in corporate journalism and 4 years in a publishing agency in Paris, Julien fell into digital. Passionate about content in general, he loves turning good ideas into practical tips & tricks. That's just one of the things he does at Fusion Yearbooks, as a Digital and Content Manager.

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